Illinois – Les remboursements des frais professionnels des employés sont désormais obligatoires (FR)

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A partir du 1er janvier 2019, l’Illinois Wage Payment and Collection Act (IWPCA) oblige les employeurs à rembourser toutes « les dépenses nécessaires … engagés par un employé dans le cadre de ses fonctions de travail et directement en lien avec les services rendus pour le compte de son employeur ». Le terme « « [d]épenses nécessaires » signifie toutes les dépenses raisonnables … nécessaires de l’employé pour l’accomplissement de ses fonctions et dans l’intérêt premier de l’employeur ».

 

Quelles pratiques de remboursement des frais professionnels sont prohibées ?

L’employeur ne peut pas imposer à ses salariés de soumettre leurs notes de frais moins de 30 jours après l’engagement de ces frais. Cependant, un employeur peut adopter une période plus longue au cours de laquelle ses employés peuvent soumettre leurs notes de frais. De plus, l’employeur ne peut pas exiger à ses employés de justifier ses frais professionnels en toutes circonstances. En effet, si les justificatifs sont non-existants, manquants, ou perdus, l’employé peut soumettre une déclaration écrite signée concernant tout reçu de ses frais professionnels.

 

Dans quels cas un employeur n’est pas obligé de rembourser les frais professionnels de ses employés ?

Si les employés ne se conforment pas à la politique écrite de remboursement de frais de l’employeur, ce dernier n’a pas à rembourser les frais professionnels. De plus, si les frais professionnels des salariés excèdent les montants établis dans la politique écrite de l’employeur, ce dernier n’est pas obligé de rembourser la partie du montant de ces frais qui excède les montants établis dans la politique écrite. Cependant, l’employeur ne peut pas adopter une politique écrite qui prévoit que les frais professionnels ne seront pas, ou peu, remboursés. Enfin, si l’employeur autorise ou impose à ses employés d’engager certaines dépenses, l’employeur doit rembourser ces dépenses, même si elles excèdent les montants établis dans la politique écrite de l’employeur.

 

Quel impact pour votre entreprise ?

Les employeurs embauchant des employés dans l’Illinois devraient s’assurer de mettre en place une politique écrite de remboursement des frais professionnels. Cette politique écrite devrait à tout le moins préciser les points suivants :

                1/ les types de frais qui seront remboursés ; et

                2/ les montants maximums qui peuvent être engagés dans des conditions normales.

Par ailleurs, d’autres états, tels que la Californie et New York, ont adopté des législations similaires qui pourraient avoir un impact sur la mise en place d’une politique écrite de remboursement de frais de l’entreprise – certains aspects des législations de ces états peuvent être différents des dispositions de l’IWPCA.

 

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