Salarié vs. contractant indépendant : comprendre les facteurs déterminant la classification et les conséquences pour votre entreprise aux USA (FR)

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Toute entreprise cherchant à se développer sur le marché US est amenée à travailler avec des personnes américaines pour augmenter leur présence locale. La classification de ces personnes américaines comme salariés ou contractants indépendants a des conséquences importantes. En effet, un employeur doit, entre autres, retenir à la source les impôts sur le revenu et cotisations sociales – sécurité sociale et assurance chômage – de leurs salariés. De leur côté, les salariés peuvent bénéficier de certains avantages.

 

Même s’il n’existe pas un seul facteur déterminant, l’élément clé pour classer un travailleur comme salarié ou contractant indépendant est le niveau de contrôle exercé par l’employeur. 

Les facteurs déterminant la classification d’un travailleur varient en fonction de l’agence gouvernementale et de la juridiction, et il n’y a pas de test standard. L’ensemble des faits et circonstances doit être pris en compte pour évaluer le niveau de contrôle, ou d’indépendance, d’un travailleur. Ci-dessous est un résumé des trois principales catégories de facteurs identifiées par l’IRS pour déterminer la classification :

 

  1. Contrôle du travail: le droit de diriger ou de contrôler comment le travail est réalisé. Donner des instructions relatives à quand et où le travail doit être réalisé, les évaluations et formations peuvent être des indicateurs d’une relation employeur/salarié. 
  1. Contrôle financier: le droit de diriger ou de contrôler la partie économique du travail. Travailler pour une ou plusieurs entreprises, le remboursement des frais et la méthode de paiement sont des indicateurs parmi d’autres à prendre en compte. 
  2. Contrôle hiérarchique: quels sont les termes du contrat et comment le contrôle hiérarchique est perçu par les deux parties. Tout avantage fourni par l’entreprise et la permanence de la relation entre les parties seront des facteurs importants, alors que la description du statut du travailleur par écrit peut être une indication mais qui n’est pas, à elle seule, décisif.

 

Même si travailler avec des contractants indépendants semble avantageux, une erreur de classification du travailleur peut se révéler très coûteuse. 

Une erreur de classification du travailleur peut avoir de graves conséquences et le montant des pénalités potentiellement applicables dépend notamment de la possibilité de démontrer, ou non, qu’elle est due à une cause raisonnable. Au-delà d’être redevable des impôts et cotisations sociales sur le salaire, toute personne responsable peut être personnellement redevable, et l’employeur peut être redevable de différentes pénalités, telles que (liste non exhaustive) :

 

  1. Omission de fournir les formulaires appropriés au récipiendaire, tels que les formulaires W-2 ou 1099: $50-$270 par formulaire ;
  2. Omission de retenir à la source les taxes sur le salaire: 3% du montant des salaires versés, 40% de la part salariale des charges sociales FICA (sécurité sociale et medicare), et 100% de la part patronale des charges sociales FICA ;
  3. Omission de transmettre les déclarations requises: 5% par mois tant que l’omission se poursuit, dans la limite de 25%, du montant total des taxes dues ;
  4. Omission de payer les taxes dues: 0.5% par mois, dans la limite de 25%, du montant total des taxes dues.

 

Ces pénalités civiles peuvent être significativement augmenter en cas de sous-estimation substantielle du montant des taxes dues, ou si l’existence de fraude ou d’erreur de classification délibérée est suspectée. De plus, certaines pénalités criminelles sont susceptibles de s’appliquer, telles que :

 

  1. Omission délibérée de collecter ou de remettre les taxes dues: une amende, dans la limite de $10,000, ou une peine d’emprisonnement de 5 ans maximum, ou les deux ;
  2. Omission délibérée de préparer les formulaires dus aux salariés: une amende, dans la limite de $10,000, ou une peine d’emprisonnement d’un an maximum, ou les deux, pour chaque omission.

 

Un autre point important à prendre en considération est l’assurance accident du travail. Dans l’hypothèse où un travailleur est traité comme un contractant indépendant et qu’il est blessé/handicapé dans l’exercice de ses fonctions, l’entreprise qui l’a employé peut se voir assignée en justice pour couvrir les frais de santé et perte de revenus et de chances professionnelles futures car si le travailleur avait été traité comme salarié, il aurait bénéficier de l’assurance accident du travail de l’employeur.

 

La réforme fiscale de 2017 : pourquoi il est important de déterminer le statut du travailleur dès le début de la collaboration professionnelle.

 

Le statut d’un travailleur peut évoluer au fil du temps et les entreprises doivent réexaminer la détermination initiale du statut du travailleur pour s’assurer qu’elle est toujours valide. Par exemple, le travailleur peut avoir été engagé dans un premier temps pour l’accomplissement d’un projet spécifique, mais la collaboration professionnelle pourrait ensuite évoluée vers une relation employeur/salarié à durée indéterminée. Cependant, reclasser un contractant indépendant comme salarié peut représenter certaines difficultés ; par exemple, cela peut avoir un impact sur la déduction fiscale de certains revenus professionnels (« qualified business income », ou QBI) d’un contractant indépendant prévue par la réforme fiscale de 2017, laquelle autorise certains contractants indépendants à déduire jusqu’à 20% de leurs QBIs (sous certaines conditions et limites).
 
 

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